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Auch wenn Sie vermutlich nicht sofort darauf gekommen wären, ist Ihnen der Begriff sicher schon irgendwo begegnet. Zum Beispiel mit der Bezeichnung “Robotic Process Automation” (RPA). Weil dieses Thema massiv an Zug gewinnt und für immer mehr Unternehmen eine ernsthafte Option für die Verbesserung der eigenen Arbeitsprozesse ist, setzen auch wir uns künftig stärker damit auseinander. Dazu müssen wir allerdings erst mit einigen Missverständnissen aufräumen.

Was ist ein Roboter?

Haben Sie ein Bild vor Augen, wenn jemand “Roboter” sagt? Wahrscheinlich schon, denn in den letzten Jahrzehnten haben sich Roboter im kollektiven Bewusstsein breitgemacht.

Im Russischen bedeutet работа (sprich: Rabota) zunächst nichts Anderes als ‘Arbeit’. In der Moderne wurzelt die Bezeichnung “Roboter” in der phantastischen Literatur der 1920er Jahre. Was als Verarbeitung mythologischer und religiöser Motive begann, entwickelte im Laufe des 20. Jahrhunderts ein Eigenleben, stets beeinflusst von aktuellen technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen.

Im Film erhielt der Roboter schließlich das Erscheinungsbild, das in den Köpfen hängen blieb. Fast jeder Mensch kennt die Roboter aus Star Wars, den Terminator, die Transformers, den Androiden Data et cetera ad astra. Solche fortgeschrittenen Maschinen besitzen die Fähigkeit, Informationen der Umwelt zu erfassen und autonom darauf zu reagieren. Und zumindest in der Vorstellungswelt sind sie uns ebenbürtig, wenn nicht gar haushoch überlegen.

Was ist ein Software-Roboter?

In der realen Welt mangelt es den echten Robotern an diesen imaginierten Fähigkeiten (im Guten wie im Schlechten). Und gerade Software-Roboter sind eher am unteren Ende der Komplexitätsskala anzusiedeln, gleichen sie doch vielmehr einfachen Automaten als selbstfahrenden Autos oder kollaborativen Fertigungsrobotern.

Der Begriff “Roboter” ist in unserem Kontext letztlich nur semantischer Natur. Es handelt sich um Software, die für einen eng begrenzten Anwendungsfall konzipiert wird und sich nicht darüber hinaus bewegt. Der Urahn der elektronisch gesteuerten Automaten ist übrigens der schnöde Geldautomat, die Automated Teller Machine (ATM). Der Kunde macht eine Anforderung über einen bestimmten Betrag, der Automat prüft die Gültigkeit der Anfrage und führt aus oder eben nicht. Diese an sich unintelligente ‘Schmalspurlösung’ ist jedoch der Ausgangspunkt, wenn man anfängt, über Robotics im ECM-Umfeld zu sprechen.

Was tut der Software-Roboter?

Der Kern der Neuerung liegt darin, dass die Arbeitsanweisungen der Software-Roboter nicht in deren Code einprogrammiert werden, um sie als weiteres Teilsystem über Schnittstellen anzubinden. Stattdessen werden die spezifischen Arbeitsvorgänge der menschlichen Vorbilder protokolliert und nachgeahmt. Die Schritt für Schritt nachmodellierten Arbeitsabläufe werden daraufhin in exakter Kopie schneller, zeitlich uneingeschränkt und bei völlig identischer Qualität ausgeführt: Robot monkey see, robot monkey do.

Die Roboter greifen dabei ausschließlich auf das Frontend der zur Verfügung stehenden Anwendungen zu, benötigen also keine neuen Schnittstellen oder sonstige Änderungen an bestehenden Systemen.

Sie führen Arbeiten aus, bei denen vorhandene Daten übertragen, aktualisiert oder durch einfache Parameter weitere Prozesse angestoßen werden. Damit die Automatisierung sinnvoll Wirkung entfalten kann, gibt es einige Vorbedingungen:

  • Es muss sich um Abläufe handeln, die keine menschliche Einschätzung erfordern.
  • Der Prozess muss durch interpretationsfreie Regeln zum Handlungsablauf definierbar sein.
  • Der Arbeitsvorgang sollte eine hohe Wiederholungsrate aufweisen.

Warum wird das jetzt zum Thema gemacht?

Mit den Software-Robotern steht nun eine neue, sehr potente Handlungsoption im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung zur Verfügung. Beispielsweise für das klassische Outsourcing, denn damit werden hochvolumige, aber inhaltlich niedrigschwellige Aufgaben kurzerhand an günstigere Arbeitskräfte abgegeben. Wobei es sich streng genommen weniger um Prozessoptimierung, als um Brute Force handelt, da die Prozesse dabei nicht notwendigerweise verbessert, sondern schlicht über den Kostenfaktor getrimmt werden. Aber selbst die günstigste menschliche Arbeitskraft ist immer noch deutlich teurer als eine maschinelle Automatisierung.

Darüber hinaus eröffnet die Etablierung von Software-Robotern die Chance, dass Entscheidungsträger ihre Bewertung von Aufwand und Nutzen von Maßnahmen zur Prozessoptimierung überdenken. Denn obwohl viele Unternehmen bereits schon vom ‘klassischen’ Optimieren profitieren würden, kommen sie immer wieder zum (meist falschen) Schluss, dass sich die damit verbundenen Anstrengungen für sie nicht lohnen. Der Effizienzgewinn durch Software-Roboter ist aber derart groß, dass dadurch eine Neubewertung angeregt wird.

Leider ergibt sich daraus auch ein neues Dilemma: Bringe ich erst meine Bestandssysteme auf Vordermann, so wie es mir alle anständigen ECM-Berater und Hersteller seit Jahren predigen? Oder spare ich mir den anstrengenden Prozess und hole Freund Roboter ins Haus, der ja auch einen nicht optimierten Arbeitsprozess schneller als jeder Mensch abarbeitet? Und das noch ohne herumzunörgeln…

Beides hat gewichtige Vorteile und ebenso gewichtige Konsequenzen. Es ist eine Tatsache, dass ein aufgeräumtes Bestandssystem die Grundlage für weitere Optimierungen und technologischen Ausbau darstellt. Die Roboter locken hingegen mit immensen Effizienzsteigerungen, auch wenn ihnen irgendwie der Geschmack eines elaborierten Workarounds anhaftet.

Fazit

Die wichtigste Erkenntnis zum Einstieg in das Themengebiet ist also, sich nicht von den eigenen Vorstellungen oder dem Hochglanzdesign vieler Hersteller und Beratungshäuser auf die falsche Fährte führen zu lassen. Häufig sind die Darstellungen für ein besseres Verständnis eher hinderlich und verleiten dazu, dem Thema mit einer verzerrten Erwartungshaltung zu begegnen. Insbesondere, weil diese Bildauswahl unterschwellig suggeriert, dass es hier wohl irgendwie um künstliche Intelligenz geht.

Das ist jedoch erst dann der Fall, wenn der Roboter mit entsprechender Software verbunden wird, über deren Leistungsfähigkeit die ursprüngliche Beschränkung auf einfachste Übertragung und Prüfung von Daten aufgelöst wird. Damit erhalten die Roboter die Fähigkeit, Entscheidungen zu fällen. Und so wird aus den “einfachen Automaten” der nächste große Entwicklungsschritt in der Prozessoptimierung.

Im Folgeartikel beschreiben wir, auf welcher technologischen Basis die Software-Roboter Arbeitsvorgänge überhaupt erfassen, um sie später imitieren zu können. Außerdem betrachten wir anhand einiger Fallbeispiele die denkbaren Anwendungsszenarien.

Über den Autor

Arvid Schwertnerist als Junior Analyst bei Pentadoc Radar tätig. Seine Schwerpunkte liegen auf der Unterstützung von Software-Auswahlprozessen im Bereich des Enterprise Content Management, der Einführung von Input Management Lösungen sowie der ECM-Marktanalyse in der DACH-Region. Darüber hinaus widmet er sich dem Großthema Digitalisierung als Politikwissenschaftler aus einer spezifisch gesellschaftswissenschaftlichen Perspektive.