Wissensträger und Wissensempfänger

Immer mehr Unternehmen ist klar, dass ECM-Projekte keine reinen IT-Projekte sind. Somit ist auch die Projektzusammensetzung vielseitig und jedes Teammitglied bringt ein bestimmtes Wissen mit, das den anderen Projektmitgliedern vermittelt werden muss. Aber nicht nur direkt Beteiligte sind bei ECM-Projekten gefragt, sondern auch Geschäftsleitung und Mitarbeiter.

Wissensträger in ECM-Projekten

Jeder Wissensträger, ob er nun innerhalb des Projektes oder nach außen hin zum Unternehmen Wissen vermittelt, ist direkt am Erfolg der ECM-Lösung beteiligt. Übernimmt nur ein Bereich seine Aufgabe des Informierens nicht, können Fehlentscheidungen, Fehlentwicklungen oder sogar ein Boykott der ECM-Lösung die Konsequenz sein.

Im direkten Projektteam ist es meist kein Problem Wissen offen auszutauschen. Unverständnis erlangt man oft in Fachabteilungen, bei Mitarbeitern, die ihre Geschäftsprozesse darlegen sollen. Gründe hierfür sind mangelndes Wissen über das Projekt und das Ziel und fehlende Zeit. Oft spielen Ängste eine Rolle, wie beispielsweise „es wird alles anders“; „ist es richtig so wie ich es mache“; „darf ich diese Informationen weitergeben“. Diesem Verhalten ist einfach zu entgegnen. Informiert die Geschäftsleitung, Abteilungsleitung und Projektleitung offen über das Vorhaben, können die Mitarbeiter besänftigt und motiviert werden.

Wissensempfänger in ECM-Projekten

Es gibt immer aktive und passive Wissensempfänger. Die einen gehen aktiv auf Wissensträger zu, die anderen warten ab, bis der Wissensträger auf sie zukommt. Beides ist richtig, es muss nur Wissensvermittler wie auch Wissensempfänger wissen, welche Haltung von ihm erwartet wird. Von Projektleitern erwartet man aktive Wissensbeschaffung unabhängig, ob es um ECM-Know-how oder um die Unternehmensziele geht. Anwender hingegen nehmen eher die passive Haltung ein, da sie an der ECM-Umsetzung nicht direkt beteiligt sind. Wichtig ist es ein Netzwerk aufzubauen, in dem die Informationen kontinuierlich fließen.